Ablauf in 5 Schritten

Vorbereitungen & Ablauf

Im folgenden Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über den gesamten Ablauf bzw. die einzelnen Schritte.

Da nur der spätere Empfänger – also z. B. das Standesamt, Ihre Wunschuni oder die Einwanderungsbehörde – Ihnen verbindlich sagen kann, welche Formerfordernisse zu erfüllen sind, kann Ihre Anfrage allerdings erst dann erfolgreich sein, wenn diese Dinge abgeklärt sind. Erkundigen Sie sich daher also am besten vorab! Helfen kann Ihnen dabei die nachstehende Checkliste.

Beglaubigte Übersetzung in 5 Schritten

Los geht's!

Klären Sie mit dem Empfänger, was genau dieser verlangt

Für einen reibungslosen Ablauf stellen Sie dem späteren Empfänger der Übersetzung bitte unbedingt vor Ihrer Anfrage oder Bestellung über das Kontaktformular im Document Shop die folgenden Fragen:

Wie beziehungsweise in welcher Form hat die Übersetzung zu erfolgen?

Sprich: Genügt möglicherweise eine Übersetzung in digitaler Form, also eine PDF-Datei, sofern diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß europäischer Gesetzgebung finalisiert ist? Oder muss es unbedingt eine Ausfertigung auf Papier sein? Mehr über die rechtssichere e-Signatur, die Sie bei SL·Translations erhalten können, erfahren Sie in der Rubrik FAQs.

In welchem Umfang müssen Sie Ihr Dokument übersetzen lassen?

Muss also beispielsweise eine Apostille aus dem Herkunftsland zusammen mit Ihrer Urkunde bei der Übersetzung einbezogen werden?

Und dann noch diese Frage:

Darf die Übersetzung unter Umständen auszugsweise erfolgen?

Zwar besteht diese Option grundsätzlich nur für umfangreiche Scheidungsbeschlüsse und Scheidungsurteile, aber genau dort gibt es immenses Sparpotential!

Verschaffen Sie sich ausserdem im Vorfeld Gewissheit über diesen Punkt:

Muss für die Übersetzung das Original vorgelegen haben oder genügt auch ein Scan?

Zwar genügt ein Scan in der Regel, aber sicher weiß auch dies nur der spätere Empfänger, der von Fall zu Fall und von Behörde zu Behörde unterschiedlich und stets nach eigenem Ermessen entscheidet!

In ganz seltenen Fällen muss unter Umständen schon Ihr Ausgangsdokument zum Nachweis der Echtheit desselben mit einer Apostille oder Legalisation von der ausstellenden Behörde versehen sein, um – unabhängig von der Übersetzung – im Ausland anerkannt zu werden. Mehr hierzu können Sie in dem Abschnitt Legalisation, Apostille & Co. nachlesen.

Alle diese Punkte sind unbedingt vorab zu prüfen!

Was zur Übersetzung einreichen: Original oder Scan?

Wie Sie Ihre Urkunde einreichen müssen

Neben der Frage nach der Form der Ausführung wird am häufigsten in der Urkundenübersetzung wohl diese hier gestellt:

Muss ich für die Erstellung einer beglaubigten Übersetzung mein Original einreichen, oder genügt ein Scan von meiner Urkunde, damit das übersetzte und beglaubigte Dokument am Ende auch von jeder Behörde oder anderen öffentlichen Institution sicher anerkannt wird?

Da die Beglaubigung einer Übersetzung ausschließlich eine Aussage zu Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung selbst darstellt, nicht aber eine Bestätigung der Echtheit der zugrundeliegenden Urkunde einschließt, genügt es in aller Regel für eine beglaubigte Übersetzung, wenn Sie einen Scan einsenden. Dies gilt für Ihr Abiturzeugnis, Führungszeugnis, Ihre Geburtsurkunde oder Heiratsurkunde genauso wie für Ihr Scheidungsurteil.

Verbindlich beantworten kann Ihnen diese Frage ausschließlich die Stelle, bei der Sie die Übersetzung einreichen müssen. Sie sollten also immer zuerst dort nachfragen, um Verzögerungen im Ablauf zu vermeiden!

Ganz selten nämlich fordert der Empfänger tatsächlich, dass nicht nur einfach eine beglaubigte Übersetzung (sworn, certified oder authorised translation) beizubringen ist, sondern dass „vom Original übersetzt“ sein muss (translated from the original document). Dies ist allerdings nur extrem selten der Fall, beispielsweise, wenn Ihre Urkunde bzw. die Übersetzung Verwendung in einem Gerichtsverfahren findet.

Sollte diese explizite Auflage tatsächlich bestehen, lässt sie sich aber ebenfalls erfüllen. Wie das geht? Indem Sie zur Angebotserstellung bzw. Bearbeitung einen Scan Ihres Originals einsenden und eine beglaubigte Kopie des Dokuments von der ursprünglich ausstellenden Stelle postalisch nachreichen. Bitte senden Sie nie Ihr Original zur Übersetzung mit der Post ein!

Besondere Merkmale einer beglaubigten ÜbersetzungVerbinden des Originaldokuments mit der Übersetzung

Wenn der spätere Empfänger zusätzlich verlangt, dass die Übersetzung mit dem Original Ihrer Urkunde zu verbinden ist, sollten Sie sich unbedingt einen Anbieter in Ihrer Nähe suchen, der dieses Prozedere anbietet.

In jedem Fall ist in der Übersetzung im Rahmen des Beglaubigungstextes kenntlich zu machen, in welcher Form das Dokument, das übersetzt wurde, vorgelegen hat. Dies ist in § 39 Abs. 2 über die Bestätigung der Übersetzung des Gesetzes über die Justiz im Land Nordrhein-Westfalen (JustG NRW) vom 26. Oktober 2010 festgelegt.

Zu den FAQs

Was Sie beim Scannen beachten sollten

Da an jede beglaubigte Übersetzung ein Ausdruck der übersetzten Urkunde geheftet beziehungsweise Ihre Vorlage in die Datei eingefügt werden muss, sollten Sie schon beim Scannen für ein optimales, sauberes Ergebnis darauf achten, dass Sie Ihre Urkunde:

1. Gerade einlesen
2. Vollständig und 1:1 abbilden
3. Unbeschnitten speichern *)
Empfohlene Auflösung: 300 dpi
Bevorzugtes Speicherformat: JP(E)G

*) Manche Scanner sind so eingestellt, dass sie das Bild vor dem Speichervorgang automatisch beschneiden. Damit entfallen oftmals Ränder, die aber insbesondere bei unüblichen Formaten für eine maßstabsgetreue Adatpion des Layouts wichtig sind.

Wenn Sie mehrere Seiten übersetzen lassen möchten, ist eine zusätzliche PDF-Datei mit allen zu übersetzenden Seiten immer hilfreich. Erstellen Sie diese möglichst mit OCR-Texterkennung, damit eine schnelle und exakte Ermittlung des Umfangs gewährleistet ist.

Bitte scannen Sie alle Ansichten beziehungsweise Seiten, also auch Rückseiten, sofern dort etwas steht, auch wenn es nur ein Stempel oder allgemeiner Hinweis ist! Fotos sind nicht optimal geeignet, da immer auch ein Ausdruck Ihres Dokuments an die Übersetzung geheftet werden muss!

Kostenloses Angebot anfordern

Anfrage über das Kontaktformular und Angebot

Sie reichen Ihr Dokument – also Ihr Abiturzeugnis, Führungszeugnis, Ihre Geburtsurkunde oder Heiratsurkunde oder aber auch Ihr Scheidungsurteil – welches Sie übersetzen und für die Anerkennung beglaubigen lassen müssen, über das Anfrageformular im Document Shop ein. Dabei geben Sie noch Ihren Wunschtermin sowie das Zielland, also das Land, in dem die Übersetzung eingereicht werden muss an. Dies ist nicht zu verwechseln mit dem Lieferland!

Teilen Sie möglichst mit, für welchen Zweck Sie Ihre Urkunde übersetzen und beglaubigen lassen müssen!

Es werden ausschließlich Anfragen beantwortet, die über das Anfrageformular gestellt werden und die in das Angebotsprofil passen. Bei Urkunden, zu denen keine Vorlage existiert, wird abhängig von Umfang und Regelsätzen gemäß JVEG ein individueller, fairer Preis ermittelt.

Das kostenlose Angebot, das Sie zeitnah und möglichst noch am Tag Ihrer Anfrage erhalten, beinhaltet die wichtigsten Informationen zu Ihrem Übersetzungsvorhaben. Sie erfahren ganz genau, was Ihre Übersetzung kostet und wie lange es dauert, bis sie fertig ist.

SCHICKEN SIE BITTE ALLE ANSICHTEN BZW. SEITEN EIN! FOTOS SIND NICHT GEEIGNET!

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Auftragserteilung über eine beglaubigte Übersetzung

Prüfung des Angebots über eine beglaubigte Übersetzung

Nach Erhalt des nach Ihren Wünschen erstellten Angebots für die von Ihnen angefragte Übersetzungsleistung prüfen Sie dieses in aller Ruhe. Lesen Sie hierzu alle Details sorgsam durch, insbesondere die Hinweise zur Graits-PDF-Datei, die bei Bestellung einer Ausfertigung Ihrer Übersetzung auf Papier immer zusätzlich im Lieferumfang enthalten ist. Wenn Sie noch eine Änderung wünschen oder eine Frage zum Umfang der Übersetzungsleistung haben, ist an dieser Stelle im Ablauf der richtige Zeitpunkt dafür.

Beauftragung der beglaubigten Übersetzung

Wenn Sie sich entschieden haben, die beglaubigte Übersetzung hier zu bestellen, müssen Sie hierfür nun nur noch das Angebot bestätigen. Dazu geben Sie eine Anschrift für Rechnung und Versand an, je nachdem, ob Sie eine Lieferung der Übersetzung per Post oder ausschließlich per E-Mail wünschen. Ihr Auftrag wird daraufhin verbindlich bestätigt und für die Bearbeitung freigegeben.

Eine persönliche Abholung ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen!

Direktbestellung der beglaubigten Übersetzung

Sollten Sie sich bereits für ein Angebot entschieden haben und Sie möchten die beglaubigte Übersetzung gleich ordern, können Sie dies im Document Shop tun. Ihr Vorteil: durch den abgekürzten Prozess kann sich auch die Wartezeit verkürzen.

Direkt bestellen im Document Shop

Übersetzungsprozess, Revision und Finalisierung

Finalisierung der beglaubigten Übersetzung mit Stempel und UnterschriftIm Verlauf der Übersetzung kann sich herausstellen, dass eine Auskunft zu Inhalten der zu übersetzenden Urkunde benötigt wird. In dieser Phase ist es also wichtig, dass die Auftraggeberin oder der Auftraggeber zuverlässig per E-Mail erreichbar ist. Bei manchen Urkunden ist es mit Blick auf die Qualitätssicherung überdies angezeigt, wenn die vorläufige Endfassung der Übersetzung abschließend vom Kunden als „externem Revisor“ besonders geprüft und – ggf. nach einer koordinierten Überarbeitung – für den Druck bzw. den Versand der finalisierten Übersetzung freigegeben wird. Diese letzte Prüfung vor der Beglaubigung stellt damit einen besonders wichtigen vorletzten Schritt im Ablauf dar.

Teil des Standardverfahrens ist es, dass kundenseitig ein letzter Abgleich erfolgt. Halten Sie daher Ihren Posteingang einschließlich des Spamordners stets im Auge!

Revision & Freigabe

Bereitstellung der beglaubigten Übersetzung

Beglaubigte Übersetzung per Post oder E-MailNach der Fertigstellung der Übersetzung zum vereinbarten Versand- oder Bereitstellungstermin wird das beglaubigte Dokument entweder auf den Postweg gebracht oder per E-Mail übermittelt. Der Versand erfolgt, sofern nichts Abweichendes vereinbart ist, per sicherem Einschreiben/Einwurf. Dies sorgt unter optimalen Bedingungen für eine Zustellung der Sendung innerhalb eines Werktags. Verzögerungen seitens der Deutschen Post sind allerdings nie auszuschließen. Entsprechend kann eine Sendung durchaus auch schon einmal mehrere Tage bis zu einer Woche bis zum Eintreffen benötigen. Es ist also ratsam, ein gewisses Zeitpolster einzurechnen: je entspannter die Planung, desto besser die Aussichten auf einen zufriedenstellenden Ablauf. Der Versand an ein Ziel außerhalb Deutschlands erfolgt per Einschreiben/International.

Bezahlung per Banküberweisung oder PayPal

Erst nachdem Sie Ihre Übersetzung entweder im digitalen Format erhalten haben oder aber der Postversand erfolgt ist, kommt die Bezahlung. Die Rechnung, die Sie parallel zur Übermittlung der PDF-Datei erhalten, können Sie kostenlos per Banküberweisung begleichen. Auf Wunsch steht Ihnen aber auch frei, gegen eine kleine Gebühr von 3,50 EUR per PayPal zu bezahlen. In letzterem Fall erhalten Sie die PayPal-Geldanforderung nach Übermittlung der Sendungsdaten. Für den Transfer haben Sie dann immer ein paar Tage Zeit.

Sie müssen also nicht in Vorleistung treten und tragen damit keinerlei Risiko!

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